Wybrane akty prawne, do których przepisów oferent powinien się zastosować na etapie składania oferty oraz realizacji i rozliczenia zadania publicznego:

  • Ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (DzU z 2020 r., poz. 1057 ze zm.),
  • Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (DzU z 2021 r., poz. 305),
  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2021 r., poz. 217),
  • Ustawa z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (DzU z 2021 r. poz. 1129),
  • Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (DzU z 2021 r. poz. 289),
  • Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (DzU z 2020 r., poz. 1740),
  • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4.05.2016, s. 1),
  • Ustawa z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (DzU 2020 poz. 1062),
  • Ustawa z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (DzU z 2019 r. poz. 848).

Kto może złożyć ofertę?

Uprawnionymi do składania ofert są podmioty, które prowadzą działalność pożytku publicznego i których cele statutowe są zgodne z przedmiotem konkursu, wymienione w art. 3 ust. 2 i 3 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, tj. organizacje pozarządowe w rozumieniu cytowanej wyżej ustawy oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 cytowanej wyżej ustawy.

Jak należy składać oferty?

Ofertę należy obligatoryjnie: wypełnić i złożyć w formie elektronicznej za pomocą systemu Witkac.pl, a następnie wygenerowaną w systemie, wydrukowaną i podpisaną przez osoby upoważnione do reprezentowania oferenta, należy złożyć w formie papierowej. Wydrukowaną z systemu Witkac.pl (https://witkac.pl/strona) i podpisaną – przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta – ofertę można składać: osobiście w Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego, która mieści się w siedzibie urzędu w Gdańsku przy ul. Okopowej 21/27
lub przesłać na adres:
Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego
ul. Okopowa 21/27
80-810 Gdańsk

Wniosek przesłany i podpisany za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) traktowany jest równoważnie z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza zatem złożenie wniosku w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Czym jest wkład osobowy?

Wkład osobowy stanowi wartość społecznej, nieodpłatnej pracy członków/członkiń organizacji lub wolontariuszy/wolontariuszek. Stanowi on pełnoprawny element budżetu i jako taki powinien zostać uwzględniony już na etapie składania oferty. Wysokość wkładu osobowego jest jednym z elementów punktowanych na etapie oceny merytorycznej projektu. Dokumentacja wkładu osobowego polegać może na przykład na sporządzeniu wykazu porozumień o współpracy z wolontariuszami/ wolontariuszkami.

Wycena wkładu osobowego powinna zostać wykonana w sposób analogiczny do wyceny standardowego wynagrodzenia, tj. przy uwzględnieniu zarówno ram rynkowych, jak i ustawowych. Jednocześnie, Departament Kultury nie wyraża zgody na podpisanie umowy, w załączniku której wycena pracy, nawet tej społecznej, nie jest zgodna ze standardami wyznaczonymi co najmniej przez minimalne wynagrodzenie godzinowe określone we właściwych aktach prawa powszechnie obowiązującego.

Czy oferent musi wnieść do projektu wkład własny finansowy?

Tak, konkurs obejmuje wparcie projektu, a nie powierzenie zadania, dlatego wymagany jest wkład finansowy na poziomie co najmniej 5 proc. finansowej wartości projektu, przy czym wkład osobowy nie jest traktowany jako wkład finansowy.

Kiedy następuje ogłoszenie wyników naboru?

Rozstrzygnięcie konkursu następuje w ciągu trzech miesięcy od dnia zamknięcia naboru. Lista ofert z wynikami konkursu zawiera nazwy podmiotów i tytuły projektów oraz wysokości przyznanych dotacji. Wyniki konkursu są umieszczane:

Ponadto, wszyscy składający ofertę zostaną poinformowani pisemnie o wynikach konkursu.

Przygotowanie aktualizacji

W przypadku przyznania dotacji, oferent zobowiązany jest do przedłożenia aktualizacji oferty. Jeżeli przyznana dotacja jest niższa od oczekiwanej, przygotowując aktualizację kosztorysu oferent może – za zgodą Departamentu Kultury – zmniejszyć zakres rzeczowy i zaktualizować harmonogram. Aktualizacja nie może powodować odstąpienia przez oferenta od osiągnięcia rezultatów zadania i realizacji jego istotnych działań.

Aktualizację należy złożyć w systemie Witkac.pl w ciągu 90 dni od dnia ogłoszenia wyników konkursu. Przekroczenie tego terminu bez przedstawienia pisemnego wniosku o prolongowanie przedłożenia aktualizacji może skutkować odstąpieniem Województwa Pomorskiego od podpisania umowy. O terminie przesłania wyżej wymienionego wniosku decyduje data stempla pocztowego.

Podpisanie umowy o udzielenie dotacji

Przygotowanie umowy o udzielenie dotacji następuje po złożeniu przez oferenta aktualizacji oferty, na którą otrzymał dofinansowanie i która została zaakceptowana przez Departament Kultury.

Integralną częścią umowy są załączniki, to jest:

  • aktualna informacja o podmiocie wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego lub innej właściwej ewidencji,
  • zaktualizowana oferta realizacji zadania publicznego,
  • oświadczenie dotyczące podatku VAT,
  • klauzula informacyjna, która dotyczy przetwarzania danych osobowych osób wskazanych do reprezentacji oferenta.

Umowę i załączniki przygotowuje Departament Kultury. Obieg dokumentów i kolejność podpisywania są kwestią indywidualną, którą Departament ustala wspólnie z osobami wskazanymi do korespondencji. Umowa zostaje podpisana w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jednym dla organizacji i jednym dla Województwa. Po podpisaniu umowy o udzielenie dotacji, oferent staje się grantobiorcą.

Przelew środków

Przekazanie środków na konto grantobiorcy następuje w terminie do 30 dni od dnia zawarcia umowy o udzielenie dotacji. Urząd przekazuje pełne przyznane dofinansowanie w jednej transzy, na konto wskazane przez grantobiorcę w umowie.

Dotacja nie może być wykorzystana na zobowiązania powstałe przed datą zawarcia umowy o udzielenie dotacji.

Dostępność

Grantobiorca jest zobowiązany do zapewnienia dostępności (możliwy dostęp dla każdego) realizowanych w ramach dofinansowanego projektu działań (art. 4 ust. 3 Ustawy z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami). Wszystkie planowane przedsięwzięcia muszą odbywać się w duchu i zgodnie z przepisami tzw. ustaw dostępnościowych (porównaj pozycje 8 i 9 w części Wybrane akty prawne, do których przepisów powinien się zastosować na etapie składania oferty oraz realizacji i rozliczenia zadania publicznego).

Województwo wspiera działania zwiększające poziom dostępności zadania poprzez finansowanie ich w ramach zadania (procentowy próg środków, jakie można przeznaczyć w ramach przedsięwzięcia na działania dostępnościowe, określony jest w Ogłoszeniu o konkursie).

Opracowanie dostępności w projekcie

„Osoby z niepełnosprawnościami wciąż postrzegane są przez pryzmat swojej obniżonej sprawności, nie zaś barier, które napotykają na drodze do funkcjonowania w społeczeństwie. Tymczasem, w rozumieniu Konwencji[¹], niepełnosprawność wynika z interakcji pomiędzy osobami z dysfunkcjami a barierami związanymi z postawami ludzkimi i oddziaływaniem środowiska. Nie jest ona deficytem indywidualnego człowieka, lecz efektem różnorodności społeczeństwa”.[²]

Województwo Pomorskie, zlecając realizację zadań publicznym organizacjom pozarządowym, nie pozostaje obojętne na konieczność zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w ramach dofinansowanych przedsięwzięć. Każda organizacja, która realizuje takie zadanie, zobowiązana jest do zapewnienia dostępności architektonicznej, cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej osobom ze szczególnymi potrzebami co najmniej w zakresie określonym przez minimalne wymagania, o których mowa w art. 6 ustawy z 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (t.j. DzU z 2020 r. poz. 1062).

Mamy świadomość, że dostosowanie poszczególnych elementów przedsięwzięcia do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami może wiązać się z dodatkowymi kosztami. W związku z tym, w bieżącym naborze wniosków w otwartych konkursach ofert „Rozwój kultury w województwie pomorskim” wprowadzona została możliwość stworzenia dodatkowej kategorii budżetowej, w której możecie Państwo uwzględnić koszty związane z zapewnieniem dostępności zadania dla osób ze szczególnymi potrzebami. Wysokość wydatków w tej kategorii nie może przekroczyć 15 proc. wartości całego wnioskowanego dofinansowania i dotyczyć może wyłącznie działań związanych z realizacją zadania, nie zaś z bieżącym funkcjonowaniem organizacji. Więcej informacji na temat ustawowych wymogów zapewniania dostępności oraz aktualnych szkoleń i funduszy znajdą Państwo m.in. na stronie programu Dostępność Plus (https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/fundusze-europejskie-bez-barier/dostepnosc-plus/) realizowanego przez Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju.

***

[¹] Konwencja o prawach osób niepełnosprawnych, sporządzona w Nowym Jorku, 13 grudnia 2006 r., (DzU 2012 r. poz. 1169).
[²] S. Daniłowska, A. Gawska i in., „Realizacja zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami. Poradnik dla realizatorów projektów i instytucji systemu wdrażania funduszy europejskich 2014-2020”, Wyd. Ministerstwo Rozwoju, Warszawa 2015, s. 13 [dostęp: 19.11.2021].

RODO

Grantobiorca ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją zadania publicznego. W zakresie związanym z realizacją zadania publicznego, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, grantobiorca zobowiązany jest do postępowania zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1. Jednocześnie to na nim spoczywa odpowiedzialność za zapoznanie i zobowiązanie do przestrzegania przepisów w zakresie bezpieczeństwa informacji wykonawców bezpośrednio realizujących działania wynikające z treści zadania. Zobowiązany jest również do wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art.14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyska w celu realizacji zadania publicznego, na które przyznane zostało dofinansowanie.

Przesunięcia i aneksy

W trakcie realizacji zadania dopuszcza się dokonywanie przesunięć w zakresie poszczególnych pozycji kosztów działania oraz pomiędzy działaniami nie więcej niż 20 proc. pod warunkiem, że służy to realizacji celu zadania i nie zmienia jego charakteru. Zmiany powyżej wskazanego limitu wymagają uzyskania zgody Województwa, wyrażonej w formie pisemnej, a w przypadkach wskazanych przez Województwo – w formie aneksu do umowy. Pismo w sprawie zmian w projekcie musi zostać złożone do Departamentu Kultury niezwłocznie po uzyskaniu przez grantobiorcę informacji o konieczności modyfikacji jakiejkolwiek części zaktualizowanej oferty.

Brak informacji o przesunięciach przekraczających 20 proc. wartości danej kategorii może wiązać się z koniecznością dokonania zwrotu przez grantobiorcę. W przypadku konieczności zawarcia aneksu, zostanie on przygotowany i podpisany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla organizacji i jednym dla Województwa.

Znaki graficzne

Grantobiorca ma obowiązek umieszczenia określonego w umowie o udzielenie grantu oznaczenia graficznego lub informacji, że zadanie publiczne jest współfinansowane ze środków Województwa Pomorskiego. Na wszystkich materiałach, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych, dotyczących realizowanego zadania publicznego oraz zakupionych rzeczach, o ile ich wielkość i przeznaczenie tego nie uniemożliwia, proporcjonalnie do wielkości innych oznaczeń, w sposób zapewniający jego dobrą widoczność. W ramach realizowanego projektu grantobiorca jest zobowiązany do zamieszczenia w materiałach promocyjnych herbu województwa pomorskiego z podpisem „Województwo Pomorskie” lub zapisu „Zrealizowano ze środków Województwa Pomorskiego”.

Projekty materiałów graficznych w stosownych formatach należy przesyłać drogą elektroniczną do Departamentu Kultury celem sprawdzenia przez wskazanego pracownika poprawności oznaczenia Województwa. Brak odpowiednich oznaczeń na materiałach związanych z dofinansowanym projektem stanowi przesłankę do uznania, że zadanie publiczne lub jego część nie zostały wykonane zgodnie z umową.

Kontrola zadania publicznego

Kontrola prawidłowości wykonania zadania, w tym wydatkowania przekazanych środków finansowych, może być przeprowadzona w toku realizacji zadania oraz po jego zakończeniu, tj. przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym zakończono realizację zadania. Kontrolę nad prawidłowością wykonania zadania sprawuje Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego. W ramach kontroli upoważnieni pracownicy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego mogą badać dokumenty i inne nośniki informacji, które mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonania zadania oraz żądać udzielenia ustnych lub złożenia pisemnych informacji dotyczących wykonania zadania. Podmiot realizujący zadanie na żądanie kontrolującego jest zobowiązany dostarczyć lub udostępnić dokumenty i inne nośniki informacji oraz udzielić wyjaśnień i informacji w terminie określonym przez kontrolującego. Zasady kontroli oraz konsekwencje w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji zadania, są określone w umowie.

Podmiot zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2019 r., poz. 351 ze zm.) w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

Zwrot środków finansowych

Wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości kwota dotacji podlega zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, na zasadach określonych w przepisach o finansach publicznych. Niewykorzystaną kwotę dotacji przyznaną na dany rok budżetowy należy zwrócić odpowiednio do 31 stycznia następnego roku kalendarzowego lub – w przypadku, gdy termin wykorzystania dotacji jest krótszy niż rok budżetowy – w terminie 15 dni od daty zakończenia realizacji zadania publicznego.

Odsetki od niewykorzystanej kwoty dotacji zwróconej po terminie, podlegają zwrotowi w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych na rachunek bankowy Województwa.

Spójność

Podstawowym wymogiem merytorycznym wobec składanych ofert jest spójność planowanych przedsięwzięć. Dotyczy to zarówno samego planu wydarzeń, które składają się na cały projekt, jak i przedstawienia całości elementów zadania w poszczególnych punktach oferty. W przypadku złożenia oferty na realizację konkretnego zadania publicznego, należy przedstawić planowane przedsięwzięcia w sposób logiczny i chronologiczny. Wszystkie działania przedstawione w opisie muszą znaleźć swoje odbicie w harmonogramie oraz kosztorysie.

Nieprawidłowości w tym zakresie mogą wiązać się z obniżeniem punktacji w kategorii „spójność i oryginalność najważniejszych elementów oferty” karty merytorycznej.

Najczęściej popełniane błędy

W toku oceny merytorycznej Komisja Konkursowa, a na etapie akceptacji aktualizacji oferty i przygotowania umowy Departament Kultury, natrafia co roku na bardzo podobne błędy i nieścisłości, które powstają przy sporządzaniu i składaniu wniosków. W szczególności wyczulamy więc na poniższe kwestie:

Wpisywanie terminów do Syntetycznego opisu zadania – w tej części wniosku powinny znaleźć się wyłącznie przewidywane terminy konkretnych wydarzeń. Harmonogram wydarzenia znajduje się w osobnej części formularza i to on jest wiążący na etapie oceny wniosku. Wszelkie rozbieżności w tych dwóch częściach oferty wpływają na spójność przedstawionego przedsięwzięcia i mogą wiązać się z obniżeniem punktacji w karcie oceny merytorycznej.

Dostarczenie do Kancelarii Ogólnej UMWP wyłącznie potwierdzenia złożenia oferty – zgodnie z ogłoszeniem o konkursie, do Urzędu należy złożyć ofertę podpisaną przez osoby do tego uprawnione. Samo potwierdzenie nie wyczerpuje tej wytycznej i wiąże się z odrzuceniem oferty na etapie oceny formalnej.

Brak pełnomocnictwa (w przypadku organizacji, w których reprezentacja nie wynika z jawnych rejestrów) – każda oferta sprawdzana jest pod względem formalnym m.in. w zakresie zgodności podpisu/podpisów. Podpis powinien być złożony w wyznaczonym miejscu na papierowej wersji oferty, która zostanie wygenerowana z systemu Witkac.pl.
W przypadku organizacji, które do złożenia ofert wyznaczają pełnomocnika, dołączenie stosownego pełnomocnictwa do papierowej wersji oferty jest warunkiem koniecznym – wynika on z ogłoszenia o konkursie. Niedochowanie tego warunku wiąże się z brakiem formalnym i odrzuceniem oferty.

Nieoszacowanie wkładu osobowego – praca nieodpłatna członków/członkiń organizacji oraz wolontariuszy/wolontariuszek stanowi pełnoprawny wkład organizacji w budżet projektu i powinien on być oszacowany zgodnie z informacjami z punktu „Czym jest wkład osobowy?”.

Pominięcie informacji o alternatywnych metodach realizacji zadania w związku z możliwym wystąpieniem ograniczeń wynikających z obostrzeń sanitarnych – oferent jest zobowiązany do uwzględnienia w swoich planach każdego, nawet najbardziej restrykcyjnego scenariusza, który pozwoli mu na realizację zadania. Brak uwzględnienia takiej możliwości może skutkować utratą punktów na etapie oceny merytorycznej (porównaj „adekwatność planowanych przedsięwzięć do rzeczywistych możliwości ich realizacji”).

Wybór tytułu zadania bez uwzględnienia możliwych zmian – tytuł oferty jest wiążący i zostaje uwzględniony w uchwale Zarządu Województwa Pomorskiego w sprawie zlecenia organizacjom pozarządowym realizacji zadań publicznych. Odejście od realizacji wynikającej z tytułu części zadania jest zatem zjawiskiem głęboko niepożądanym i stanowi problem formalny. Do tego typu błędów zaliczamy m.in.:

  • podanie tytułu dzieła, które nie zostało jeszcze zrealizowane i może się zmienić,
  • wymienienie z nazwy patronów wydarzenia lub osób zaangażowanych w jego realizację,
  • wyliczenie konkretnej liczby działań planowanych w ramach projektu.

Łączenie budżetów i niewłaściwe szacowanie wkładu finansowego – wkład finansowy wnoszony do projektu przez oferenta to wyłącznie te środki finansowe, które przeznaczone są na realizację konkretnego zadania i które zostały rachunkowo wyodrębnione zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wkładem finansowym nie jest całość majątku organizacji ani środki, które organizacja posiada, ale nie przeznacza ich na projekt, którego dotyczy oferta.

Stan prawny z 30 listopada 2021 r.

Materiały dodatkowe:  Wskazówki i poradniki